Ο υπολογισμός του λειτουργικού προϋπολογισμού για την επιχείρησή σου περιλαμβάνει την εκτίμηση του κόστους και των εσόδων που σχετίζονται με τις καθημερινές σου δραστηριότητες για μια συγκεκριμένη περίοδο. Συνήθως για ένα έτος. Ο επιχειρησιακός προϋπολογισμός παρέχει μια λεπτομερή ανάλυση των λειτουργικών δραστηριοτήτων της εταιρείας σου, που σε βοηθάει να διαχειριστείς και να προγραμματίσεις αποτελεσματικά τους οικονομικούς σου πόρους. Εδώ είναι ένας βήμα προς βήμα οδηγός.
Βήματα για τον υπολογισμό του επιχειρησιακού προϋπολογισμού
1. Υπολόγισε το Μικτο Κέρδος
Προσδιόρισε τις πηγές εσόδων: Γράψε όλες τις πηγές εσόδων για την επιχείρησή σου. Περιλαμβάνονται πωλήσεις προϊόντων, χρεώσεις υπηρεσιών, συνδρομές ή οποιεσδήποτε άλλες ροές εισοδήματος. Υπολόγισε τα αναμενόμενα έσοδα από κάθε πηγή.
Εκτίμηση κόστους πωλήσεων και παραγωγής: Αναλύστε το κόστος που σχετίζεται με την παραγωγή ή την απόκτηση των προϊόντων ή των υπηρεσιών σου. Συμπεριέλαβε δαπάνες όπως πρώτες ύλες, εργασία, κατασκευή και οποιοδήποτε άλλο άμεσο κόστος. Αυτό αναφέρεται συχνά ως κόστος πωληθέντων αγαθών (Cost Of Goods Sold).
Υπολόγισε το μικτό κέρδος: Αφαίρεσε το συνολικό κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν από τα συνολικά έσοδα για να υπολογίσεις το μικτό κέρδος. Το νούμερο που προκύπτει αντιπροσωπεύει τη βασική κερδοφορία των βασικών επιχειρηματικών λειτουργιών σου.
Μικτό Κέρδος = Συνολικά Έσοδα − COGS
2. Υπολόγισε τα Καθαρά Λειτουργικά Έσοδα
Προσδιόρισε τα λειτουργικά έξοδα: Κατέγραψε όλα τα λειτουργικά έξοδα, τα οποία είναι τα κόστη που σχετίζονται με τη λειτουργία της επιχείρησής σου σε καθημερινή βάση. Αυτό περιλαμβάνει ενοίκιο, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, μισθούς, μάρκετινγκ, ασφάλειες, προμήθειες γραφείου και κάθε άλλο γενικό κόστος.
Υπολογισμός κόστους προσωπικού
Για να βρεις το πραγματικό κόστος της εργατοώρας ώρας του προσωπικού σου ή για να υπολογίσεις ένα κόστος και ας μην έχεις προσωπικό, κάνε τα παρακάτω βήματα.
- Υπολόγισε πόσο σου κοστίζει ένας υπάλληλος ανά μήνα ΜΕ τα ένσημα π.χ. 900€ + 300€ ένσημα = 1200€.
- Πολλαπλασίασε το 1200€ x 14 μήνες (υπολογίζοντας ολόκληρο μισθό το δώρο Χριστουγέννων, μισό μισθό το δώρο Πάσχα και μισό μισθό το δώρο καλοκαιριού). Σύνολο μας κάνει 16.800€ τον χρόνο.
- Διαίρεσε το σύνολο των 16800€ με το 12 (μήνες) = 1400€ τον μήνα σου κοστίζει το προσωπικό.
- Διαίρεσέ το τώρα με τις ημέρες εργασίας π.χ. 1400€ / 22 ημέρες = 64€ την ημέρα.
Εφόσον ο υπάλληλος εργάζεται 8 ώρες τότε διαιρείς το 64€ / 8 (ώρες) = 8€ η ώρα του.
Στη συμφωνία της επιχειρηματικότητας, αναδύεται ένα ζωτικό ερώτημα: Πληρώνεις πρώτα τον εαυτό σου; Στο κυνήγι των ονείρων, είσαι η προτεραιότητα; Φαντάσου έναν κήπο όπου ο επιστάτης φροντίζει για κάθε λουλούδι αλλά ξεχνά τις ρίζες του. Ως καπετάνιος του πλοίου σου, διασφαλίζεις ότι το σκάφος σου παραμένει στη ζωή; Στην αφήγησή σου, το δικό σου κρεσέντο αντηχεί με την αναγνώριση που σου αξίζει; Η μελωδία της επιτυχίας ξεκινά με την αναγνώριση της αξίας σου.
Μάθε για την έξυπνη διαχείριση των οικονομικών ατόμων και επιχειρήσεων!
Κατηγοριοποίηση και κατανομή δαπανών: Κατηγοριοποίησε τα λειτουργικά σου έξοδα σε σταθερά και μεταβλητά. Το πάγιο κόστος παραμένει σταθερό ανεξάρτητα από το επίπεδο παραγωγής ή πωλήσεων, ενώ το μεταβλητό κόστος ποικίλλει ανάλογα με την επιχειρηματική δραστηριότητα. Κάνε κατανομή συγκεκριμένων ποσών σε κάθε κατηγορία εξόδων.
Υπολογισμός Καθαρού Λειτουργικού Εισοδήματος: Αφαίρεσε τα συνολικά λειτουργικά έξοδα από το μικτό κέρδος για να υπολογίσεις τα καθαρά λειτουργικά έσοδα. Αυτός ο αριθμός αντιπροσωπεύει την κερδοφορία της επιχείρησής σο αφού ληφθούν υπόψη όλα τα λειτουργικά κόστη.
Καθαρά Λειτουργικά Έσοδα = Μικτό Κέρδος − Λειτουργικά Έξοδα
3. Υπολόγισε τα Καθαρά Έσοδα
Συμπεριέλαβε τα μη λειτουργικά έσοδα και έξοδα: Εάν ισχύει, συμπεριέλαβε τυχόν μη λειτουργικά έσοδα (π.χ. έσοδα από τόκους) και μη λειτουργικά έξοδα (π.χ. τόκους δανείων). Προσαρμόσε ανάλογα τα καθαρά λειτουργικά έσοδα.
Υπολογισμός καθαρού εισοδήματος: Αφαίρεσε τα μη λειτουργικά έξοδα από τα καθαρά λειτουργικά έσοδα για να προκύψουν τα καθαρά έσοδα. Ο αριθμός που θα προκύψει αντιπροσωπεύει τη συνολική κερδοφορία της επιχείρησής σου, συμπεριλαμβανομένων όλων των πηγών εσόδων και εξόδων.
Καθαρά έσοδα = Καθαρά λειτουργικά έσοδα − Μη λειτουργικά έξοδα + μη λειτουργικά έσοδα
Έλεγχος και αναθεώρηση: Να ελέγχεις και αναθεωρείς τακτικά τον λειτουργικό σου προϋπολογισμό για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές στο επιχειρηματικό σου περιβάλλον, τις συνθήκες της αγοράς και τις επιδόσεις σου. Προσάρμοσε τις εκτιμήσεις σου με βάση τα πραγματικά αποτελέσματα και τις νέες πληροφορίες.
Έξοδα παρακολούθησης και ελέγχου: Εφάρμοσε μέτρα ελέγχου κόστους για την αποτελεσματική διαχείριση των εξόδων σου. Παρακολούθησε τακτικά την απόδοση του προϋπολογισμού σου για να εντοπίζεις αποκλίσεις και να κάνεις διορθωτικές ενέργειες όπως απαιτείται.
Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα δημιουργήσεις έναν ολοκληρωμένο λειτουργικό προϋπολογισμό που παρέχει μια σαφή εικόνα της οικονομικής κατάστασης της επιχείρησής σου και βοηθά στη λήψη αποφάσεων καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους.
Συνηθισμένα λάθη που χρειάζεται να αποφύγεις
Ο υπολογισμός των επιχειρησιακών προϋπολογισμών είναι μια κρίσιμη πτυχή της οικονομικής διαχείρισης για τις επιχειρήσεις. Υπάρχουν ωστόσο κάποια κοινά λάθη που κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων κατά την εκτέλεση αυτής της διαδικασίας. Ακολουθούν μερικά από τα πιο συχνά σφάλματα που χρειάζεται να γνωρίζεις και να αποφύγεις.
Υποεκτίμηση δαπανών
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η υποτίμηση του πραγματικού κόστους λειτουργίας της επιχείρησης. Αυτό συμβαίνει όταν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αποτυγχάνουν να λάβουν υπόψη όλα τα πιθανά έξοδα, ειδικά εκείνα που έχουν διακυμάνσεις ή προκύπτουν απροσδόκητα.
Με θέα τις εποχικές παραλλαγές
Η αποτυχία να ληφθούν υπόψη οι εποχιακές διακυμάνσεις στα έσοδα και τα έξοδα οδηγεί σε ανακριβή προϋπολογισμό. Οι επιχειρήσεις που αντιμετωπίζουν διακυμάνσεις στη ζήτηση ή στο κόστος κατά τη διάρκεια ορισμένων περιόδων του έτους θα πρέπει να προσαρμόσουν τους προϋπολογισμούς τους ανάλογα.
Αγνοώντας απρόβλεπτα
Η μη συμπερίληψη έκτακτου ή αποθεματικού ταμείου στον προϋπολογισμό είναι άλλο ένα λάθος. Μπορεί να προκύψουν απροσδόκητα έξοδα ή αλλαγές στην αγορά και η ύπαρξη ενός χρηματοοικονομικού αποθέματος είναι αυτό που θα βοηθήσει την επιχείρηση να προσαρμοστεί χωρίς να θέτονται σε κίνδυνο τις δραστηριότητές της.
Παραμέληση μελλοντικών επενδύσεων
Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων επικεντρωνονται αποκλειστικά στις καθημερινές λειτουργίες και αποτύγχάνουν να διαθέσουν κεφάλαια για μελλοντικές επενδύσεις ή ευκαιρίες ανάπτυξης. Οι προϋπολογισμοί πρέπει να λαμβάνουν υπόψη όχι μόνο τις τρέχουσες δαπάνες αλλά και τις στρατηγικές πρωτοβουλίες και τα σχέδια επέκτασης.
Υπερβολικά αισιόδοξες προβλέψεις εσόδων
Το να είσαι υπερβολικά αισιόδοξος για τις μελλοντικές πωλήσεις ή τα έσοδα μπορεί να οδηγήσει σε μη ρεαλιστικές προσδοκίες. Είναι σημαντικό οι προβλέψεις εσόδων να βασίζονται σε μια ρεαλιστική αξιολόγηση των συνθηκών της αγοράς, του ανταγωνισμού και των ιστορικών επιδόσεων.
Ανεπαρκής παρακολούθηση και προσαρμογή
Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού δεν είναι μια εφάπαξ εργασία. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων κάνουν μερικές φορές το λάθος να μην παρακολουθούν τακτικά την πραγματική απόδοση σε σχέση με τον προϋπολογισμό και να προσαρμόζουν τον προϋπολογισμό όπως απαιτείται. Οι τακτικές αναθεωρήσεις βοηθούν στον εντοπισμό αποκλίσεων και επιτρέπουν έγκαιρες διορθωτικές ενέργειες.
Δεν λαμβάνονται υπόψη οι οικονομικοί παράγοντες
Εξωτερικοί οικονομικοί παράγοντες, όπως ο πληθωρισμός ή οι αλλαγές στα επιτόκια, μπορούν να επηρεάσουν τα έξοδα και τα έσοδα μιας επιχείρησης. Η παράβλεψη αυτών των παραγόντων μπορεί να οδηγήσει σε ανακρίβειες στις προβλέψεις του προϋπολογισμού.
Έλλειψη ευελιξίας
Οι επιχειρηματικές συνθήκες αλλάζουν και οι προϋπολογισμοί θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτοι ώστε να εξυπηρετούν απρόβλεπτες περιστάσεις. Η έλλειψη ευελιξίας στη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού είναι αυτή που θα εμποδίσει την ικανότητα μιας επιχείρησης να προσαρμοστεί στις μεταβαλλόμενες καταστάσεις.
Για να αποφύγεις αυτά τα λάθη, είναι σημαντικό να ακολουθήσεις μια ολοκληρωμένη και ρεαλιστική προσέγγιση στον προϋπολογισμό. Η τακτική αναθεώρηση και ενημέρωση των προϋπολογισμών, με την συνεκτίμηση των πιθανών παγίδων θα συμβάλει σε πιο ακριβή οικονομικό σχεδιασμό και καλύτερη λήψη αποφάσεων.
